Положення про загальний відділ

Інформація про положення про загальний відділ 

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ районної ради

(затверджене розпорядженням голови районної ради від 08.12.2015 №48)

 

1.Загальний відділ є структурним підрозділом виконавчого апарату районної ради, який утворюється головою районної ради для забезпечення організаційно – технічної роботи з документами та діяльності районної ради.

2.Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями районної ради, розпорядженнями та дорученнями голови районної ради, регламентом роботи виконавчого апарату та цим положенням.

2.1.Визначити каб.№ 40 (загальний відділ) спеціальним місцем роботи запитувачів із документами, що містять публічну інформацію чи їх копіями, а також надавати право запитувачам робити виписки з них, фотографувати, копіювати,  сканувати  їх, записувати на будь-які носії інформації тощо.

3.Основні завдання відділу:

– робота з вхідною, вихідною кореспонденцією та контроль її виконання;

– організаційно-технічне забезпечення пленарних засідань ради, президії та протоколювання;

– організація єдиної системи діловодства у виконавчому апараті районної ради;

– архівна робота;

– робота зі зверненнями громадян.

4.Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

– забезпечує облік, своєчасне опрацювання та розгляд в районній раді Законів України, Постанов Верховної Ради України, Указів та Розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради;

– організовує роботу з вхідною і вихідною кореспонденцією, з питань діловодства, протоколювання і редагування документів та ведення архівної справи;

– здійснює прийом, реєстрацію, облік документів, контроль за якістю і правильністю їх підготовки та оформлення. Забезпечує зберігання та оперативний пошук документів, оперативно-технічний контроль за строками їх виконання;

– розробляє і вносить на розгляд голови районної ради, його заступника, керуючого справами виконавчого апарату проекти інструкцій з питань діловодства у виконавчому апараті районної ради, номенклатури справ;

– здійснює друкування, розмноження та своєчасне направлення розпорядчих документів голови районної ради, рішень ради у відповідні органи згідно зі списком, оформлення протоколів пленарних засідань ради і засідань президії;

– за погодженням з керівництвом районної ради надає відповідні документи ради для розміщення їх на сторінках веб-сайту;

– надає організаційно-методичну допомогу в роботі з документами, узагальнює практику роботи з ними у відділах виконавчого апарату районної ради, сільських та селищних рад;

– забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, зберігання, якості опрацювання та використання документів, які утворюються в результаті діяльності виконавчого апарату районної ради, та передачу їх на державне зберігання;

– забезпечує чіткий облік та своєчасний розгляд, аналіз пропозицій, заяв, скарг та особистого прийому громадян;

– здійснює друкування і розмноження розпоряджень голови районної ради, рішень районної ради, забезпечує своєчасне доведення їх до виконавців, селищної та сільських рад. У необхідних випадках видає копії, виписки, довідки з прийнятих документів.

5.Відділ має право:

– вносити на розгляд голови районної ради проекти розпоряджень, доповідні записки, пропозиції з питань, що віднесені до компетенції відділу;

– знайомитись зі станом діловодства та надавати допомогу органам місцевого самоврядування з цих питань;

– запрошувати від сільських та селищної рад відомості стосовно питань, які віднесені до компетенції відділу, та матеріали, які необхідні для удосконалення форм і методів роботи;

– залучати працівників районної ради до участі в перевірках рішень районної ради і президії, розпоряджень голови ради, організації діловодства;

– повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановлених норм.

6.Відділ у процесі виконання покладених на нього обов’язків взаємодіє з  працівниками виконавчого апарату районної ради.

7.Відділ очолює начальник, який призначається на посаду на конкурсній основі за розпорядженням голови районної ради; звільняється з посади головою районної ради.

8.Начальник відділу:

– здійснює керівництво діяльністю відділу, розподіляє обов’язки між працівниками,  контролює їх роботу;

– вносить  згідно з чинним законодавством  пропозиції керівництву про призначення, звільнення з посад працівників відділу, заохочення та накладання стягнень;

 – стежить за дотриманням правил з охорони праці у районній раді;

– забезпечує дотримання установленого порядку розгляду звернень громадян, організацію діловодства, технічного контролю за виконанням рішень районної ради та розпоряджень голови районної ради, службових документів, що надійшли до районної ради;

– організовує, у разі необхідності, перевірки діяльності селищної та сільських рад в межах та порядку, встановлених законодавством, з питань, які входять до його компетенції;

– розробляє інструкцію та забезпечує організацію діловодства у районній раді;

– забезпечує зберігання печаток та штампів, що знаходяться  у відділі та правильність їх використання;

– розробляє номенклатуру справ, забезпечує її погодження та затвердження в установленому порядку, здійснення документообігу згідно з номенклатурою справ;

– забезпечує зберігання документації районної ради та передачу їх на державне зберігання у встановленому порядку згідно з номенклатурою справ;

– координує  роботу відділу по організації прийому громадян у районній раді та виїзних прийомів керівництва районної ради;

– оформляє протоколи пленарних засідань районної ради;

– забезпечує роботу експертної комісії районної ради;

– здійснює планування роботи відділу;

– забезпечує видачу у відповідності із затвердженим регламентом  ради документів, які зберігаються у відділі, для тимчасового користування працівникам районної ради;

– готує проекти рішень ради, розпоряджень  голови, інші документи з питань, які входять до компетенції відділу;

– забезпечує складання графіків прийому у районній раді громадян з особистих питань;

– забезпечує дотримання вимог регламенту районної ради у межах компетенції відділу;

– забезпечує вирішення господарських питань по районній раді;

– забезпечує виконання друкарських  та копіювальних робіт у районній раді;

– здійснює підготовку та забезпечує проведення апаратних нарад при голові районної ради;

– надає консультативно-методичну допомогу селищній та сільським радам з питань діловодства та контролю, організації роботи зі зверненнями громадян;

– організовує в установленому порядку реєстрацію в системі обліку запитів до публічної інформації та документів, що містять публічну інформацію;

– надає на оприлюднення на веб-сайт районної ради інформацію про наявні документи що містять публічну інформацію;

– виконує інші доручення голови районної ради.

9.У разі відсутності начальника відділу його обов’язки виконує спеціаліст відділу або інший працівник, на якого покладаються ці обов’язки.

10.Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посади головою районної ради згідно з чинним законодавством.

11.За порушення трудової та виконавської дисципліни, вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та інших законодавчих актів України працівники відділу притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством.

 

 

Керуючий справами                                              Л.В.Щербина